Waarom draagt een goed opgezette projectorganisatie bij aan een succesvol project

Welke organisatie wil nu niet een succesvol project doorvoeren? Een project dat conform afspraken een resultaat oplevert wat bijdraagt aan de bedrijfsdoelstellingen. Het project loopt uit, kost teveel, wordt gestopt of het resultaat is niet conform verwachting. Er zijn veel redenen te noemen waar dit aan kan liggen.

In dit artikel gaan we specifiek in op waarom de projectorganisatie van een project zo belangrijk is en ondanks dat in de praktijk vaak onderbelicht blijft. Een projectorganisatie is namelijk actief van de start tot en met het eind van het project en bepaalt wie wat doet binnen het project. Het bepalen van de projectorganisatie zou dus wel eens heel belangrijk kunnen zijn voor het slagen van een project!

2 Waarom is de projectorganisatie belangrijk voor een succesvol project?

Inleiding
Om antwoord te geven op bovenstaande vraag dienen we eerst stil te staan bij wat is een projectorganisatie precies. Een projectorganisatie is een tijdelijk samenwerkingsverband tussen twee of meer personen met als doel het realiseren van een bepaald doel.

Uit deze definitie blijkt dat samenwerken in een projectorganisatie essentieel is om een verandering te realiseren. Om de samenwerking goed tot stand te laten komen binnen een organisatie en dus ook een projectorganisatie zijn een aantal randvoorwaarden nodig. Dit zijn de drie basispijlers (http://nl.wikipedia.org/wiki/Organisatie)  waar elke organisaties op rust, te weten:

• Kennis;
• Kader;
• Controle.

De kennis zit in de mensen die samen het doel van het project moeten realiseren. Het kader is de bepalende kracht in het samenwerkingsverband, omdat het kader richting geeft aan wie wat doet. Dit met als doel dat het project producten oplevert die bijdragen aan het projectdoel en het projectdoel dient een bijdrage te leveren aan het bedrijfsdoel. Zwakheden in een organisatie dienen daarom niet in de eerste plaats op de werkvloer bij de mensen te worden gezocht, maar in het falen van het kader. Controle is een vereiste. Iedereen op elke plek in de organisatie en ook in een projectorganisatie dient te worden gecontroleerd op de producten of resultaten waar ze verantwoordelijk voor zijn. Zowel de uitvoerende mensen, de top als de controleur. Belangrijkste doelstellingen hierbij zijn verbetering van het functioneren en het gedrag van de betrokken persoon.

Waarom belangrijk?
Hieronder worden de eerder genoemde drie basispijlers toegepast op het onderstaande Procesmodel van Prince 2. Per basispijler wordt aangeven wat belangrijk is bij de inrichting van de projectorganisatie en waarom.

Procesmodel Prince 2:

De eerste pijler is kennis. De kennis zit in de mensen binnen de projectorganisatie (zie procesmodel prince 2: blok 0,1 en 2) die het bedrijfsdoel (bijv. verhogen klanttevredenheid, vergroten marktaandeel) gezamenlijk moet realiseren. Het is belangrijk om op alle niveaus (programmamanagement, projectboard en projectteam) mensen te hebben zitten met de vereiste competenties om de totale verandering te realiseren. De mensen moeten weten wat hun verantwoordelijkheden zijn en van daaruit hun competenties zo optimaal mogelijk inzetten. Als je de mensen hier niet effectief in meeneemt of opleidt dan kunnen onderstaande problemen ontstaan:

• gaan mensen in elkaars werkveld zitten met als gevolg irritatie, slechte samenwerking;
• kans dat zaken aan de aandacht ontsnappen en dat bijvoorbeeld de scope, de requirements niet goed bepaald worden en risico’s niet worden geïnventariseerd;
• deliverables niet conform planning worden opgeleverd etc…

Het kader is wat je waar belegt en dus waar iemand of een groep mensen verantwoordelijk voor is. Dit kan worden gezien als de bouwtekening met daarin de te bouwen onderdelen van een huis. Voor een project ( zie blok 2) is dit de scope.  Het project is verantwoordelijk voor de realisatie van producten. De projectboard (zie Blok 1) is verantwoordelijk voor de besturing van de projecten met als doel dat het project de afgesproken deliverables conform tijd, geld en kwaliteit oplevert en het projectdoel en bedrijfsdoel realiseert. Als er sprake is van een programma met meerdere projecten heeft het programmamanagement (zie Blok 0) ook een besturende taak. Hieronder worden een aantal redenen aangedragen waarom daar goed over moet worden nagedacht.

• Ten eerste omdat je de mensen op alle niveaus (programmamanagement, projectboard, projectteam) duidelijkheid wilt geven wat hun high level scope en verantwoordelijkheden zijn en wat de afhankelijkheden zijn met andere projecten. Als dit duidelijk is kunnen de mensen namelijk pas goed samenwerken en hun competenties gebruiken. Veel afhankelijkheden veroorzaken hierbij meer onduidelijkheid zowel in de uitvoering als bij de besturing. Mensen hoeven hierdoor minder naar elkaar te wijzen, wat positief is voor de samenwerking. Deze duidelijkheid zorgt tevens voor effectievere communicatie (top-down en bottom-up) binnen de projectorganisatie. Doordat transparant is wie, wat doet kunnen de formele communicatielijnen beter worden gevolgd waardoor iedereen goed geïnformeerd blijft en er geen informatie verloren gaat. De duidelijkheid zorgt er tevens voor dat controle door de mensen op de verschillende niveau’s (niveau; programmamanagement, projectboard en projectteam) goed kan worden uitgevoerd, omdat helder is waarop projecten moeten worden gecontroleerd.
• Tweede belangrijke reden om goed naar het kader van projecten te kijken is om de mensen of teams in de projecten een scope of rol te geven in de projectorganisatie die bij hun competenties en ambities past. Dit zorgt voor meer betrokkenheid en motivatie. Het gedrag van mensen en teams wordt hierdoor positief beïnvloed omdat mensen zich dan meer verbonden voelen met hun taak en meer bereid zijn hun capaciteiten in te zetten om samen een bepaald doel te bereiken.
• Ten derde is het stellen van kaders ook belangrijk voor het goed kunnen managen van issues (bijv. changes) en risico’s die gedurende de looptijd van het project optreden. Als je de kaders niet goed stelt bestaat de kans dat de mensen op alle niveaus (programmamanagement, projectboard, projectteam) niet correct beoordelen wat de consequenties van de issues of risico’s zijn op het realiseren van het projectdoel en/of bedrijfsdoel. Tevens bestaat de kans dat de issues en risico’s niet effectief worden belegd in de projecten en vervolgens ook niet effectief kunnen worden gemonitored.

De controle van het project dient op verschillende niveaus te worden geregeld. Er wordt gecontroleerd op Project Board niveau (zie blok1) en op projectteamniveau ( zie blok 2). Er kan een derde niveau van controle zijn als het project onderdeel is van een programma (zie blok 0). Dan controleert het Programma Management de projectboard. Dit is belangrijk omdat we als project of programma een bepaald bedrijfsdoel (bijv. verhogen klanttevredenheid, vergroten marktaandeel) nastreven. De verantwoordelijkheden om dat doel te realiseren zijn op verschillende niveaus belegd. Het opleveren van de producten binnen tijd, geld en met een bepaald niveau aan kwaliteit is de verantwoordelijkheid van het project. De inhoudelijke/kwalitatieve controle hiervan wordt gedaan door de afgevaardigden van de projectboard die in het projectteam zitten. De controle op tijd en geld en de controle of het projectdoel nog steeds het bedrijfsdoel dient, wordt in eerste instantie gedaan door de projectboard en als er sprake is van een programma ook door het programmamanagement. Als er dus geen goede controle is dan bestaat de kans dat er heel veel mooie producten worden opgeleverd maar dat deze weinig tot geen bijdrage leveren aan het bedrijfsdoel. Het op de juiste manier controleren is dus erg belangrijk.

In de volgende paragraaf zullen we inzoomen op de conclusies waarom een projectorganisatie zo belangrijk is en een belangrijke bijdrage kan leveren aan een succesvol project.

3 Conclusie
De projectorganisatie is belangrijk om goed in te regelen omdat anders de kans groot is dat het gestelde bedrijfsdoel niet zal worden gehaald. De mensen in de projectorganisatie dienen namelijk samen met al hun kennis de totale verandering te realiseren om het bedrijfsdoel te bewerkstelligen. Zij zijn het team ofwel het menselijk kapitaal die het samen moeten doen! Een goede inrichting van kennis, kader en controle helpt de mensen in al hun werkzaamheden zo optimaal mogelijk individueel en samen te functioneren. Het kader zorgt daarbij voor de structuur wie, wat doet met de daarbij behorende afhankelijkheden. Het kader bepaald tevens hoe de communicatie tussen mensen verloopt. Vergelijk het met het casco van een huis die zorgt dat in en om het huis alles op logisch en duidelijke manier met elkaar verbonden is en dat het huis stevig genoeg is wat voor storm er ook komt. Het kader is dus de bepalende kracht. Focus je je als projectmanager dus goed op hoe je je kaders stelt gegeven een bepaalde type verandering (bijv. pakketimplementatie, lancering nieuwe product). Dit bepaald in belangrijke mate het succes van je project!