Project start-up: Hoe zorg je dat je effectief omgaat met deze projectfase

In de praktijk wordt heel verschillend omgegaan met de start-up fase van projecten. Nu is dat natuurlijk niet vreemd omdat projecten unieke opdrachten zijn. Toch zijn er wel algemene richtlijnen die je moet hanteren om effectief te kunnen werken in deze fase van het project. Het doel van de start-up fase is om de projectboard of een ander besluitvormend orgaan betrouwbare informatie te geven om een besluit te nemen over het wel of niet opstarten van een project. De activiteiten die in deze fase worden uitgevoerd moeten daar dus op gericht zijn. Als deze fase onderschat wordt, kan dat resulteren in verkeerde besluitvorming omtrent het wel of niet opstarten van een project. Dit kan negatieve financiële gevolgen hebben voor organisaties.

Hoe effectief kan worden omgegaan met deze projectfase wordt in dit artikel kort uitgewerkt. Wat zijn de activiteiten die minimaal moeten worden uitgevoerd, hoe wordt de omgeving hierin meegenomen en wat zijn de valkuilen van projecten in deze projectfase. In de volgende paragrafen wordt dit stap voor stap behandeld.

2 Welke activiteiten moeten minimaal worden uitgevoerd in deze projectfase?
Projecten zijn uniek maar er zijn zeker algemene richtlijnen te geven welke activiteiten minimaal uitgevoerd moeten worden. Hieronder op hoog niveau de verschillende soorten projecten die er zijn:

  • Continuïteit (regelgeving, riskissues);
  • Optimalisatie van het proces of de keten;
  • Commercieel (vernieuwingsprojecten zoals het introduceren van nieuwe producten, combineren van diensten en gebruik maken van nieuwe kanalen zoals internet).

Al deze projecten hebben een ander doel en andere businesscase. Het project moet producten opleveren die dat doel ondersteunt, waarbij de businesscase (financiële baten, niet-financiële baten, projectkosten, exploitatiekosten en risico’s) voor de opdrachtgever positief moet blijven. De opdrachtgever is de enige die kan aangeven of de businesscase positief is.

Om bovenstaande te realiseren moet de focus liggen op het in kaart brengen van de requirements van de verschillende producten. Dit is nodig om de projectkosten en exploitatiekosten in te kunnen schatten. De requirements dienen minimaal de diepgang te hebben om iets over de kosten te kunnen zeggen. De complexiteit (onduidelijke/ingewikkelde oplossing) van het project bepaald hoeveel tijd er gestoken moet worden in het in kaart brengen van de requirements. Tevens dient gekeken te worden naar de risico’s. Hoe complexer het project des te meer risico’s er zijn. Deze risico’s dienen te worden gemanaged met bijbehorende projectkosten tot gevolg. De requirements, projectkosten en risico’s die zijn geïnventariseerd bepalen tevens de maakbaarheid en haalbaarheid van het project.

Verder dienen de baten door de gebruikersgroepen te worden aangegeven. De financiële baten zoals een FTE besparing of verhoogde omzet dienen op basis van reële aannames te worden bepaald. De niet-financiële baten zoals het voldoen aan regelgeving of het oplossen van een riskissue vormen ook een belangrijk argument om een project te starten.

Tenslotte dient er een plan te worden gemaakt en een projectorganisatie te worden ingericht voor de volgende fase van het project. Hierin wordt bepaald welke resultaten het project wanneer gaat opleveren, welke risico’s er zijn en met wie (besturing en uitvoering) je deze resultaten gaat realiseren, tegen welke kosten.

Als dit volledig en correct in kaart is gebracht kan er een goed besluit worden genomen om het project wel of niet te starten. Dit klinkt makkelijker gezegd dan gedaan.

Hieronder de belangrijkste aandachtspunten bij het uitvoeren van de projectactiviteiten in deze fase:

  • Sta goed stil bij het doel en de requirements van het project. Zorg voor een SMART doelstelling en requirements want op basis daarvan worden de oplossingsrichtingen getoetst en de oplossing gerealiseerd;
  • Niet teveel de oplossing willen uitwerken. Beperk het tot de hoofdlijnen. Dat wil zeggen dat de oplossingsrichtingen bekend zijn die het projectdoel moeten realiseren. De requirements van de producten dienen zover uitgewerkt te worden dat het mogelijk is een reële kosteninschatting te maken;
  • Zoals gezegd is het belangrijk dat deze fase niet wordt onderschat en dat voldoende de tijd wordt genomen om de minimaal benodigde projectactiviteiten uit te voeren. Als dit niet wordt gedaan bestaat de kans dat er verkeerde besluiten worden genomen om een project wel of niet op te starten.

3 Hoe wordt de projectomgeving betrokken in deze projectfase?
Om effectief te zijn in deze projectfase is het belangrijk om de medewerking te krijgen van de belanghebbenden van je project. Het is de taak van de projectmanager om dit voor elkaar te krijgen. Daarbij dienen de verschillende partijen bewust te zijn van hun verantwoordelijkheden zodat ze vanuit die hoedanigheid mee gaan werken aan het project.

Hierbij is het belangrijk om de opdrachtgever duidelijk te maken dat hij of zij verantwoordelijk is voor de businesscase. Met name de baten en het doel van het project moeten goed worden doorgesproken met de opdrachtgever. De Senior User is verantwoordelijk voor de requirements die aan de producten worden gesteld. Deze requirements zullen in samenwerking met vertegenwoordigers uit de gebruikersorganisatie tot stand komen. De Senior Supplier is verantwoordelijk voor het realiseren van de producten. Het kostenplaatje zal in samenwerking met zijn of haar medewerkers tot stand moeten komen waarbij de eindverantwoordelijkheid bij de Senior Supplier ligt. Als die bewustwording er is, zullen alle partijen gerichter en gemakkelijker meewerken aan de gedefinieerde resultaten in de start-up fase.

In de praktijk is de druk en dynamiek van de projectomgeving vaak groot. Geef wanneer van toepassing voldoende aandacht aan onderstaande zaken:

  • Probeer in een zo vroeg mogelijk stadium te bepalen of de businesscase positief is. In de projectbrief is het vroegste moment om voor het totale project een eerste inschatting te kunnen maken van de totale projectkosten, exploitatiekosten, baten en risico’s. Wanneer dit niet gebeurd, worden risico’s verder naar achter geschoven. Indien veel projectactiviteiten al hebben plaatsgevonden is dus later pasbekend of de businesscase positief is. Dit kan negatieve consequenties tot gevolg hebben voor tijd en geld;
  • Bij het opleveren van de projectbrief is het belangrijk om de verwachtingen omtrent de toleranties van het budget en tijdslijnen van het totale project te managen. Het is belangrijk om aan te geven dat dit een eerste indicatie is, die verder uitgewerkt wordt in de initiatiefase;
  • Escaleer naar de opdrachtgever, de Senior User en de Senior Supplier wanneer de gemaakte afspraken in de mandate niet worden nagekomen. Met name de beschikbaarheid van resources is essentieel om effectief te werk te kunnen gaan in de start-up fase;
  • Ondanks dat de projectomgeving liever vandaag klaar is dan morgen is het belangrijk om voldoende tijd te nemen voor de start-up fase. Manage de verwachtingen en geef op basis van de eerder genoemde argumenten aan waarom het zo belangrijk is om de tijd te nemen voor deze projectfase.

4 Conclusie
De start-up fase is een fase voorafgaand aan de start van het project. Deze projectfase mag niet onderschat worden. Teveel projecten starten zonder een positieve businesscase of worden doel en businesscase van het project niet voldoende onderzocht en vastgelegd. Dit heeft tot gevolg dat het projectresultaat vaak niet leidt tot het doel dat de opdrachtgever voor ogen heeft. Zoals gezegd heeft dit grote financiële gevolgen voor bedrijven. Kijk als projectmanager dus goed wat onderzocht moet worden in deze projectfase en bepaal bewust hoe de start-up fase van je project wordt aangepakt. Het is een belangrijke projectfase die in de praktijk vaak niet effectief wordt uitgevoerd. Veel succes met het opstarten van je nieuwe projecten!