Eenduidige verwachtingen: de opdrachtgever en projectmanager op 1 lijn door betere samenwerking.

Door admin | oktober 6, 2019

Vele veranderingen worden projectmatig aangepakt. Als je achteraf vraagt aan de opdrachtgever en projectmanager of het project het resultaat heeft opgeleverd wat was afgesproken dan hoor je toch vaak verschillende verhalen. De projectmanager redeneert vaak dat het resultaat is behaald binnen de goedgekeurde tijdslijnen en budget. De opdrachtgever concludeert daarentegen regelmatig dat zijn besparingen uiteindelijk toch niet zijn gerealiseerd of dat het project wel erg is uitgelopen of duur is geworden. Het is zonde dat de waardering van het projectresultaat bij de opdrachtgever en projectmanager verschilt, want het project heeft vaak lang geduurd en veel geld en inspanning gekost. Een betere samenwerking kan dit verhelpen. In dit artikel zullen we ingaan op hoe we die samenwerking tussen de opdrachtgever en projectmanager kunnen verbeteren.

2 Het ontstaan van niet eenduidige verwachtingen in een project

Bij de start van een project zijn er verwachtingen over het projectresultaat op het gebied van tijd, geld, kwaliteit en scope. Het project dient er voor te zorgen dat het resultaat binnen de afgesproken budgetten, tijdslijnen en gestelde kwaliteitseisen wordt opgeleverd.

Als we kijken wat een project is dan wordt vaak gezegd dat een project een unieke opgave is, begrensd met tijd en middelen en met een eindresultaat tot gevolg. Een project herbergt dus een mate van onzekerheid. Dit heeft tot gevolg dat de verwachting van projectmanagers en opdrachtgevers in projecten is gebaseerd op dat wat ze als meest waarschijnlijk achten in een bepaalde situatie. Een verschil in verwachtingen is dan snel geboren. Zeker als je bedenkt dat projectmanagers denken in termen van projectresultaten en opdrachtgevers in termen van organisatie- en bedrijfsresultaten.

In de totale levensloop van voorbereiding, ontwerp, uitvoering en voltooiing van een project kunnen dus vele momenten zijn waar het verschil in verwachtingen over de aspecten tijd, geld, kwaliteit en scope ontstaat, omdat er per fase van het project een bepaalde mate van onzekerheid is. In de voorbereidingsfase is er onzekerheid over het op te leveren projectresultaat, omdat het projectteam in deze fase bezig is om de oplossingrichting te definiëren en de aanpak van het project te bepalen. In de ontwerp- en uitvoeringfase is er onzekerheid over de changes die ontstaan door issue’s en risico’s in het realisatietraject. In de voltooiingfase van het project is er onzekerheid of de businesscase daadwerkelijk gerealiseerd gaat worden. Het ontstaan van niet eenduidige verwachtingen bij de projectmanager en opdrachtgever komt door dat niet op de juiste manier met deze verschillende soorten onzekerheid wordt omgegaan.

Hoe de opdrachtgever en de projectmanager de samenwerking kunnen verbeteren met als doel de verwachtingen over het projectresultaat beter af te stemmen wordt in de volgende paragraaf beschreven.

3 Betere samenwerking tussen de opdrachtgever en projectmanager levert eenduidige verwachtingen op.

3.1 Wat bepaald de samenwerking tussen de projectmanager en de opdrachtgever

Samenwerken betekent werken in onderling overleg. Om goed te kunnen overleggen en elkaar te begrijpen dienen en de projectmanager en opdrachtgever bepaalde competenties te hebben. In deze paragraaf wordt ingegaan op de competenties die bijdragen aan het creëren van eenduidige verwachtingen.

Binnen projecten en projectmanagement heb je verschillende competenties. De Nederlandse Competentie Baseline versie 3.0 van de Internationale Projectmanagement Associatie (IPMA) beschrijft deze competenties en hanteert deze als certificeringsysteem. Er wordt uitgegaan van technische, gedragsmatige en contextuele competentie-elementen. Hieronder volgt een beschrijving:

  • Technische competenties – projectmanagement inhoudelijk;
  • Gedragsmatige competenties – persoonlijke vaardigheden;
  • Contextuele competenties – relatie met de lijnorganisatie en projectorganisatie.

Hieronder zijn de competenties (in kleur gearceerd) weergegeven die nodig zijn om eenduidige verwachtingen te creëren tussen de opdrachtgever en de projectmanager. Voor de bepaling van deze competentie-elementen zijn 5 projectmanagers en opdrachtgevers geïnterviewd. Hierin is meegenomen dat de verschillende soorten onzekerheid en inhoud van de verschillende fasen van het project bepalend zijn voor de benodigde competenties.

Uit de interviews komt naar voren dat de geel gearceerde competenties in de voorbereiding, ontwerp-, uitvoering-, en voltooiingfase van het project nodig zijn. De groene gearceerde en rood gearceerde technische competenties nemen af naar het einde van het project, omdat deze competenties bijvoorbeeld betrekking hebben op de scope vorming, de eisen en de doelen die al in de vorige fasen van het project zijn bepaald.

Als we dit vertalen naar de verantwoordelijken en competenties van de projectmanager en opdrachtgever in de praktijk dan kunnen we het volgende concluderen. Over het algemeen gezien zal de projectmanager hoger scoren op het gebied van de technische competenties van het projectmanagementvak. De opdrachtgever zal hoger scoren op de contextuele competenties zoals kennis van het primaire proces en de staande organisatie omdat hij of zij daar vaak als lijnmanager actief in is. Met goed ontwikkelde gedragsmatige competenties kan de opdrachtgever een beter begrip krijgen van de projecttechnische zaken en kan de projectmanager een beter begrip krijgen van de contextuele zaken van het project. Een beter begrip van elkaars wereld is noodzakelijk voor een betere samenwerking.

In de volgende paragraaf zullen we verder ingaan op hoe de gedragsmatige competenties kunnen bijdragen aan een betere samenwerking met als doel eenduidige verwachtingen.

3.2 Hoe wordt een betere samenwerking gerealiseerd

De gedragsmatige competenties zijn zoals in de vorige paragraaf besproken nodig voor een goede samenwerking. Hieronder wordt per gedragsmatige competentie uitgewerkt hoe deze in de praktijk gebruikt kan worden met als doel het creëren van eenduidige verwachtingen.

Openheid

In een project is van belang dat mensen zich vrij kunnen uiten en dus eerlijk tegen elkaar kunnen zijn. Door openheid kan het project eerder en effectiever gebruik maken van de kennis en ervaring van de mensen in het project.

Zoals gezegd hebben de opdrachtgever en projectmanager een specifieke expertise die ze van elkaar nodig hebben. Ze kunnen de uitwisseling van de kennis en ervaring vergroten door regelmatig formeel en informeel contact te hebben. Tijdens deze momenten van contact is het belangrijk om eerlijk te zijn over de volgende onderwerpen:

  • Verwachtingen over het inhoudelijke eindresultaat (opdrachtgever);
  • Verwachtingen over de businesscase (opdrachtgever);
  • Scope (projectmanager en opdrachtgever);
  • Oplossingsrichtingen (projectmanager);
  • Risico’s en issues met bijbehorende consequenties (projectmanager);
  • Kosten, tijdslijnen en kwaliteit (projectmanager).

Om uit deze momenten van overleg het optimale resultaat te halen is het belangrijk om verbaal en non-verbaal te laten zien dat je openstaat voor die informatie. Gebruik hierbij vooral open vragen. Vervolgens is het belangrijk inhoudelijk te reageren op de verkregen informatie, uit te spreken dat de informatie wordt gewaardeerd en te leren van de verkregen informatie. Dit zorgt voor een beter begrip.

Overleg & advies

In projecten komt overleg en advies vooral voor bij het oplossen van projectissues. Hierbij kunnen de projectmanager en de opdrachtgever beter met elkaar samenwerken door goed naar elkaars argumenten te luisteren, verschillen vast te stellen en vervolgens deze verschillen op te lossen en overeenstemming te bereiken. Zorg voor een regelmatig overleg tussen de opdrachtgever en projectmanager om dit soort issues te bespreken. Rolverdeling hierbij is:

  • Zorg voor een goede probleem -en veranderanalyse en oplossingsalternatieven (projectmanager);
  • Bepaal de keuze voor de oplossing en geef daarbij de argumenten aan die bepalend zijn (opdrachtgever).

Voor projectboards is dit essentieel. Dit zorgt er voor dat de projectmanager en opdrachtgever al op 1 lijn zitten over de oplossing van het issue voordat het in de projectboard komt ter besluitvorming.

Onderhandeling

Onderhandelen is de manier waarop partijen met meningsverschillen over het project kunnen omgaan met als doel om tot een wederzijds bevredigende oplossing te komen. In projecten komt dit vaak voor omdat partijen verschillende belangen hebben. Het is voor de projectmanager en opdrachtgever belangrijk om overleggen waar meningsverschillen ter tafel kunnen komen goed voor te bereiden. De volgende zaken zijn hierbij een aandachtspunt:

  • Bepaal de onderhandelingsstrategie -en ruimte (opdrachtgever en projectmanager);
  • Zorg voor een goede probleem -en veranderanalyse (projectmanager);
  • Zorg voor een back-up plan (projectmanager en opdrachtgever);
  • Bepaal argumenten waarop overeenstemming is (projectmanager en opdrachtgever).

Door een onderhandelingssituatie goed voor te bereiden kunnen de opdrachtgever en projectmanager beter samenwerken bij het behalen van het beoogde projectresultaat.

Betrouwbaarheid

Dit betekent dat je zegt wat je doet, doet wat je zegt en vervolgens ook aantoont dat je hebt gedaan wat je hebt toegezegd. Dit geeft vertrouwen dat je het project op tijd oplevert, conform budget en de afgesproken kwaliteit die in de projectspecificaties is overeengekomen. Het is belangrijk dat dit gedrag in de contacten tussen de opdrachtgever en projectmanager wordt getoond.  De volgende manieren kan dit worden getoond:

  • Lever op het afgesproken tijdstip stukken op (projectmanager);
  • Zorg dat de stukken er inhoudelijk compleet en kwalitatief goed uitzien (projectmanager);
  • Kom gemaakte keuzes na (opdrachtgever).

Dit geeft vertrouwen en verbetert de samenwerking. Ook in situaties dat het met het project mogelijk minder gaat blijft de samenwerking dan gewaarborgd.

 

Respect & waardering

Dit is de competentie om te communiceren en open te staan voor de waardeoordelen, ethische normen, belangen en mening van een ander. Als er contact is tussen de opdrachtgever en projectmanager dien je hiervoor open te staan. De basis is wederzijds respect en sensitief zijn. Zo kan de opdrachtgever bijvoorbeeld willen afwijken van de werkwijze zoals Prince 2 of CMM die door de afdeling van de projectmanager als norm is gesteld. Het kunnen benoemen door de projectmanager waarom hij/zij niet van die werkwijze kan afwijken, is hierbij belangrijk. De opdrachtgever begrijpt de werkwijze dan beter en dient dit vervolgens te respecteren. Als het mogelijk is en gepast kan gekeken worden naar een alternatief standpunt.

4 Conclusie

Conclusie is, hoe voor de hand liggend, dat de projectmanager en de opdrachtgever zeer regelmatig overleg met elkaar moeten hebben om te zorgen voor een goede samenwerking. Dit met als doel om uiteindelijk eenduidige verwachtingen te hebben over het projectresultaat.

Met goed ontwikkelde gedragsmatige competenties kan de opdrachtgever een beter begrip krijgen van de projecttechnische zaken en kan de projectmanager een beter begrip krijgen van de contextuele zaken van het project met als resultaat een betere samenwerking en eenduidige verwachtingen. De gedragsmatige competenties die tijdens deze overleggen specifiek een bijdrage leveren zijn:

  • Openheid;
  • Overleg & advies;
  • Onderhandeling;
  • Betrouwbaarheid;
  • Respect & waardering.

Projectmanager en opdrachtgever, ga actief met de benoemde competenties aan de slag met als doel een betere samenwerking. Hierdoor komen de verwachtingen van de opdrachtgever en de projectmanager meer op 1 lijn te liggen. Dit is de basis is van een succesvol project waar zowel de opdrachtgever als projectmanager tevreden over kunnen zijn! Zeker voor het doen van complexere projecten met meer onzekerheid en onduidelijkere verwachtingen wordt steeds meer gevraagd van de benoemde gedragsmatige competenties. De competenties zijn na te lezen in het boek NCB Nederlandse Competentie Baseline 3.0.

Download hier het artikel.

Geplaatst in Nieuws